A- Etkinlik Düzenlerken İzlenmesi gereken Adımlar:

1. Öğrenci Topluluğu faaliyet başvuruları, etkinlik hakkında tüm bilgileri ve talepleri içeren Etkinlik Talep Formu ile Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı, Kültür ve Spor Müdürlüğü’ne yapılır. Kültür ve Spor Müdürlüğü başvuruyu değerlendirerek onay için SKS Daire Başkanı’na ve/veya Öğrenci Toplulukları Komisyonuna sunar.
2. Öğrenci Toplulukları tüm etkinlik başvurularında danışmanlarının onaylarını alırlar, Danışman imzası olmadan Etkinlik Formları işleme alınmaz.
3. Etkinlik başvuruları planlanan etkinlik tarihinden en az 15 iş günü önce yapılmalıdır. Özel hazırlık gerektiren etkinlikler için bu süre 30 iş günüdür.
4. Tüm etkinliklerle Öğrenci Toplulukları Yönergesinde belirtilen kurallara uyulması gerekmektedir.

B- Etkinlik Düzenlerken Dikkat edilmesi Gerekenler:

1. Amaç

Topluluk faaliyetlerinde bir etkinlik gerçekleştirmek için öncelikle amacın doğru bir şekilde tespit edilmesi gerekmektedir. Etkinliğin içeriği ve kapsamı bu amaca göre şekillenecektir.

2. Araştırma

Amaç belirlendikten sonra konu ile ilgili çok yönlü bir araştırma yapılmalıdır. Bu aşamada konu ve konuşmacı seçiminde titiz davranılmalıdır. Konuşmacıların alanında uzman ve yetkin olmasına dikkat edilmelidir. Öncelikli olarak düzenlenecek etkinliklerde hedef kitlenin beklentileri ve ihtiyaçları dikkate alınmalıdır.

3. Planlama 

İyi bir organizasyon planı başarının anahtarıdır. Planlama aşamasına geçmeden destek alınabilecek paydaşlarla istişareler yapılmalıdır. Daha sonra organizasyonu fikir aşamasından tamamlanmasına kadar tüm süreçleri zaman planına göre detaylandırmak gerekir. Bu aşamada hem zaman planı yapılmalı hem de organizasyon ekibinin görev ve sorumlulukları belirlenmelidir.

4. Duyuru Çalışmaları

Duyuru faaliyetleri bir organizasyon için hayati öneme sahiptir. Bunun için hangi mecraları, hangi iletişim araçlarını nasıl kullanacağınız hakkında bilgi sahibi olunmalıdır. Web Sitesi, sosyal medya hesapları, afiş vb. mecralar kullanılabilir.

5. Uygulama 

Uygulama organizasyon sürecinin en hassas aşamasıdır. Bu aşamada ekip çalışması liderin öncülüğünde dikkatli bir şekilde tüm ayrıntılar en ince detaya kadar takip edilmelidir. Uygulama aşamasına geçmeden önce gerekli izinlerin alınması, teknik gereksinimler, lojistik, duyurular, konuşmacılardan son teyitlerin alınması, katılımcılardan teyitlerin alınması gibi aşamalar tamamlanmış olmalıdır.

6. Değerlendirme 

Organizasyonlarda son aşama ölçme ve değerlendirmedir. Her faaliyetin geri bildirimi hedef kitleden alınmalı ve sonuçlar titizlikle değerlendirilmelidir. Yapılan etkinliğin verimliliği, etkinliği ve amacına ulaşıp ulaşmadığı geri bildirimlerle mümkündür.